As ações de um Digital Project Manager devem ser um exemplo para as suas equipas. E esse exemplo, idealmente, deve ser caracterizado por termos como o foco e a produtividade.
Neste sentido, o seu trabalho deve ser orientado por prioridades, e é neste âmbito que o website The Digital Project Manager apresenta algumas dicas importantes para estes profissionais, que partilhamos abaixo.
Definir prioridades e concentrar objetivos é o primeiro passo. Uma parte fundamental, contudo, é aquilo que não se faz. Para alcançar um nível superior de produtividade, há algumas coisas que se têm de parar de fazer – esta é a “To don’t list”.
1. Não ver o e-mail em primeiro lugar
Isto é especialmente importante se os níveis de energia da pessoa atingirem um pico de manhã. Deste modo, utilizar o melhor “poder” cerebral para percorrer a caixa de entrada é um verdadeiro desperdício. Em vez disso, deve-se definir um tempo razoável para fazer login no e-mail todos os dias. Qualquer que seja o tempo razoável, deve-se tentar encerrar uma hora de trabalho focado antes de ir para a caixa de entrada.
2. Não estar disponível no Slack o tempo todo
A comunicação instantânea apresenta um conjunto de vantagens, contudo, receber constantemente notificações não é uma delas. Manter o Slack para desktop aberto é uma maneira infalível de se perder várias horas num dia.
Em vez disso, deve-se ir vendo o Slack periodicamente. Se se partilhar um calendário com a equipa, os horários devem ser bloqueados de forma a permitir realizar um trabalho mais profundo. Atualizar o estado no Slack para ocupado também é importante para que os colegas percebam e tentem entrar em contacto numa altura mais oportuna.
3. Não manter o email aberto
No que concerne a emails, é sabido que não é obrigatório responder no imediato. Apesar da comunicação fazer parte do trabalho e ser a espinha dorsal de algumas das skills mais importantes da gestão de projetos, a menos que seja um dia de lançamento de projeto ou um cenário igualmente exigente, não se deve manter o e-mail aberto.
Caso contrário, sempre que o número de emails por ler aumentar na caixa de entrada, existirá sempre a vontade e necessidade de responder.
Em vez disso, o email deve ser verificado pontualmente. Por exemplo, a meio da manhã, depois do almoço, e antes do final do dia, e possivelmente algumas vezes no meio. A frequência dependerá da cultura e do fluxo de trabalho da equipa, mas alguns dias devem exigir e-mails diários. Qualquer que seja a frequência escolhida, deve ser comunicada à equipa.
4. Não usar o computador para todas as tarefas
Hoje em dia, as ferramentas facilitam o planeamento e a comunicação de uma forma inequívoca. Mas, tal como alguns designers fazem um refresh ao voltar a desenhar com lápis, por vezes o computador deve ser retirado da mesa, e identificadas algumas coisas que se podem fazer de forma analógica.
Se o computador for tirado da nossa frente, o foco definitivamente irá intensificar-se.
Algumas ideias daquilo que se pode fazer: rascunhos de cronogramas, esboços de arquitetura de informação, hierarquia da página por tópicos para a equipa de design, ou a simples criação da lista de tarefas do dia.
5. Não manter o telefone ao lado
O simples facto de ter o telemóvel à vista já nos pode distrair, por isso, este deve ser colocado em algum lugar onde não possa ser visto. A menos que esteja programada a realização ou receção de uma chamada, o telefone poderá, por exemplo, estar oculto atrás do computador ou noutra sala. Nestes moldes, a produtividade irá certamente disparar!
6. Não fazer tanto multitasking
Ser um multitarefas faz parte de praticamente todas as descrições do cargo de um Digital Project Manager. E é verdade que, para gerir vários projetos, relatórios e clientes, é preciso ser-se capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Mas isso
não significa que se fará o melhor trabalho.
As tarefas de “malabarismo” têm um custo, e esse custo geralmente é o foco e a capacidade de executar bem. Em vez disso, deve-se priorizar as tarefas para os dias e, de seguida, trabalhar sistematicamente através delas, concentrando-se numa de cada vez.
7. Não assumir que se tem 8 horas de trabalho
Os DPMs são uma tribo dotada de extraordinárias skills de organização e gestão. No entanto, ainda se gasta mais tempo do que se espera em coisas como tomar café, olhar para os separadores abertos e ficar preso em conversas. Desta forma, é
importante começar a perceber para onde vai o seu tempo todos os dias. Depois de algumas semanas, é possível ter uma boa ideia da média de horas diária de trabalho real. Depois de se saber quais são essas horas, podem começar a ser otimizadas.
8. Estabelecer metas arbitrárias
Parte do trabalho inclui fazer coisas que se odeiam. Para gerar motivação para realizar essas mesmas coisas, basta definir objetivos arbitrários parvos. Por exemplo: dar uma volta ao quarteirão ou no prédio; visitar um site divertido; ler um pequeno capítulo de um livro; ir buscar um lanche ou um café; ver as redes sociais… Estas serão as recompensas a conseguir, se se fizer determinada tarefa mais aborrecida.
Existem infinitas opções, especialmente porque o objetivo é estúpido. Contudo, estas são adições às metas reais que o Digital Project Manager definiu para a sua semana de trabalho, por exemplo. Todos os objetivos não devem ser tornados arbitrários.
9. Procurar velocidade, não rapidez
Fazer algo rapidamente não é a mesma coisa que chegar a determinado lugar. Por exemplo, dar voltas numa pista não é o mesmo que correr de casa até ao supermercado. No primeiro caso, acaba-se ondese começou, não importa o quão rápido vá. No último, chegamos a um destino, mesmo que percorra só um pouco.
Isto parece óbvio, mas é bastante complicado na prática. Toda uma lista de tarefas pode ser acelerada sem se aproximar sequer dos objetivos da equipa.
10. Ser um procrastinador produtivo
Os profissionais podem ter estratégias para lidar com a procrastinação, mas não a eliminará completamente. Uma possível estratégia para a gerir é ser um “procrastinador produtivo”. Isto é, se se está a tentar adiar uma tarefa temida, pode-
se organizar a mesa ou preparar o lanche. Portanto, a procrastinação existe, mas faz-se algo produtivo ao mesmo tempo.
Isto oferece dois benefícios: (1) receber algo útil e (2) tirar da mente a temida tarefa, por um tempo. Estas são algumas ideias para procrastinar produtivamente: limpar a mesa; ler a lista de emails pendentes; caminhar; elaborar um plano de refeições; ler um capítulo de um livro, entre outras.
11. Fazer uma pausa
Ninguém consegue ser surpreendentemente produtivo todos os dias. Por isso, devem existir intervalos e ser feitos com frequência. Cinco minutos de respiração concentrada ou alongamento das pernas não vão sabotar o dia de ninguém. É importante fazer pausas periódicas para se poder voltar e concentrar.
12. Reconhecer que se é mais do que um DPM
Um Digital Project Manager é um ser humano, o que significa que: o que se come, quando se come, a água que se ingere, a quantidade de sono, a exposição à luz, os níveis de stress, tudo isto afeta a capacidade de concentração nas diversas tarefas.
Por isso, um DPM não se pode esquecer de cuidar de si mesmo, além do seu cargo.
Prometemos que conseguirás ser mais produtivo com estas sugestões 🙂
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