Podemos trabalhar melhor.
Eu sei, eu sei, nem sempre as coisas correm de feição nos projetos que temos. Mas e aquela sensação que preenchemos o nosso calendário com reuniões intermináveis e que não nos deixam tempo para mais nada. Nem para ter tempo de fazer o que discutimos nas reuniões. Pode parecer que só há dois modos. Ou estamos numa sala a debater as ideias ou estamos sozinhos à frente do computador a executar. Parece uma negação de que estamos num processo colaborativo. Sabemos que isso abre caminho para reuniões consecutivas de follow ups para incorporar feedback ou, no caso dos mais experientes, inúmeras reuniões preparatórias de alinhamento. É fácil cair no modo de design-by-committee.
As opiniões divergentes são naturais quando há tantos caminhos possíveis, quando há várias pessoas a colaborar e quando não há apenas uma resposta certa. É difícil desenhar bons produtos digitais. É preciso perceber bem os utilizadores e o que eles precisam fazer. A equipa tem depois que concordar no problema e na solução. Ou seja, depois de perceber bem o desafio, tem que estar de acordo na funcionalidade e nos elementos de interface que melhor servem os utilizadores e o produto.
Ao longo da minha formação académica de designer raramente fui exposto à colaboração. Em projetos de grupos entre pares não há essa necessidade. Quando todos são designers, não interessa muito quem faz o quê. Não é que não seja importante gerir da melhor forma os pontos fracos e fortes de cada membro da equipa e adaptá-los à tarefa. Apenas que isso pouco importa tendo em conta que todos têm a mesma visão e as mesmas ferramentas.
Com equipas multidisciplinares já é diferente. Todos têm que acompanhar o andamento do projeto ao mesmo ritmo para permitir a multiplicidade de visões. Todos podem contribuir de maneira diferente e o projeto vai ser mais diverso e abrangente. Há diversos métodos em workshops que podem ser realizados dependendo do que se pretende. Juntar a equipa toda para convergir, votando qual o problema ou a solução em que nos queremos focar. Ou podemos reunir para partilhar pesquisa individual. Divergir na procura de soluções. Podemos ainda juntar a equipa para analisar o fruto do trabalho.
Há várias maneiras de promover a colaboração. A metodologia de Design Thinking da IDEO é um excelente exemplo, mas eu gostaria de falar sobre outro. Em 2016, Jake Knapp junta-se com dois colegas da Google Ventures e publica o livro Sprint. Neste livro, Knapp relata a sua experiência de colaboração em projetos rápidos partilhando um guia de uma semana estruturada com diversas atividades para conseguir criar uma ideia e testar com uma equipa multidisciplinar.
Existe um objetivo para cada dia, objetivo esse que leva a equipa mais perto de uma resposta. Não é possível desenvolver uma aplicação nova em 5 dias. Mas é possível testar se devemos criar essa aplicação. Se aquilo que queremos fazer faz sentido. A minha parte preferida do Design Sprint é a importância que é dada à resolução da superfície. Ou seja, o ponto de contacto entre um humano e a tecnologia. No sprint, a ilusão de uma aplicação funcional serve para confirmar, ou não, a ideia que a suporta. Isto sem perder tempo ou gastar demasiado dinheiro a desenvolver a complexidade que suporta esse contacto e sem necessidades de grandes discussões. Coloca a equipa em modo de exploração. Não há tanta pressão em acertar à primeira porque o custo de testar é baixo.
Os primeiros três dias da semana são passados à volta da análise do problema e da decisão do que fazer.
Segunda feira: Planear e escolher o desafio;
Terça feira: Desenhar soluções;
Quarta Feira: Votar no melhor e definir o storyboard;
Os últimos dois dias do sprint são dedicados a construir um protótipo e validá-lo com utilizadores.
Quinta feira: Criar um Protótipo realista;
Sexta feira: Entrevista/teste com utilizadores;
Aquilo que parece um plano simples, poderia resultar num conjunto de reuniões ao longo do tempo disponível para apresentar a solução. O que é impressionante é que ao transformar cada dia num workshop os resultados a nível de qualidade e alinhamento são completamente diferentes. Por exemplo: no primeiro dia, após entrevistar os SMEs, é feita um exercício de How Might We com votação no final. No segundo todos os participantes têm oportunidade de contribuir individualmente e progressivamente para um esboço de solução. Há um guião estruturado que orienta a semana.
Nos últimos dois anos tenho sido tutor do curso de Digital Product Design and Management na EDIT – Disruptive Education. O feedback tem sido muito positivo. Especialmente pelo modo como desmontamos o que normalmente seriam essas tradicionais abordagens ao trabalho. O que mais surpreende é a naturalidade com que alguém que nunca tenha feito um workshop se adapta à dinâmica em grupo. Os primeiros minutos, em que peço para todos se levantarem é estranho para alguns. Muitos ainda não estão acostumadas a workshops e a colaborarem ativamente. Outros primeiro hesitam em pegar na caneta para desenhar mas dez minutos depois já estão a colar post-its na parede como se sempre o tivessem feito.
Talvez porque o ensino tradicional sempre tenha premiado a individualidade, talvez porque algumas organizações ainda tenham um longo caminho para adaptar processos e métodos instituídos ao longo dos anos.
Talvez, para trabalharmos melhor, devamos fazer menos reuniões e mais workshops.
Artigo escrito pelo tutor Hernâni Alves.
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