A importância da transparência na gestão de projetos – EDIT. – Disruptive Digital Education

A importância da transparência na gestão de projetos

Artigo

Sabes qual é a importância da transparência na gestão de projetos? Ser transparente não é sinónimo de fraqueza, mas uma maneira de mostrar o desejo de ter sucesso com o projeto. Os Project Managers podem ser igualmente admirados por toda a equipa, mesmo que o projeto falhe, desde que o tenham gerido com honestidade e transparência.

A transparência na gestão de um projeto, seja ele digital ou não, não só facilita o trabalho de toda a equipa, como torna todos os que estão envolvidos mais focados e felizes.

Quando um projeto é gerido de forma transparente, a comunicação e o raciocínio sobre as decisões relacionadas com o projeto são bem delineadas e podem ser encontrados por qualquer pessoa da equipa.

Partilhamos abaixo algumas das razões pelas quais um Project manager deve apostar na transparência dos seus projetos, originalmente apresentadas pelo site The Digital Project Manager.

Melhor desempenho e responsabilidade

A gestão de um projeto muitas vezes torna-se difícil quando os elementos da equipa não trabalham em conjunto. A transparência por parte do Project Manager vai permitir que todos os elementos tenham um melhor desempenho e que se tornem responsáveis ​​pelas suas ações. Irá também permitir que os membros da equipa percebam melhor quais as suas funções, facilitando assim a interajuda entre colegas.

Desta forma a transparência promove a responsabilidade, e deixa claro para toda a equipa o que precisa de ser realizado por cada um. Se esta não tiver uma perceção clara do problema, não irá conseguir encontrar uma solução para o projeto.

Acabar com o “descarrilamento” do projeto

No decorrer de um projeto, podem ocorrer novas situações e descobertas que se desviam daquilo que tinha sido proposto inicialmente. Todos projetos têm deadlines a cumprir, e por vezes essas datas podem sofrer consequências devido a tarefas que são realizadas de forma incompleta. Todas as dificuldades e deadlines devem estar à vista de todos os membros da equipa.

A transparência quanto ao estado de como está a ser desenvolvida a tarefa, permite que o gestor do projeto e os membros da equipa identifiquem e resolvam facilmente quaisquer problemas que possam afetar o progresso do projeto. Também permite que toda a equipa entenda o desenvolvimento e como as suas ações podem arruinar ou valorizar o projeto. É aqui que entram as ferramentas de gestão de projetos, que vão permitir acompanhar e investigar o estado das tarefas e dos membros da equipa.

 

Aprimorar o trabalho em equipa

A transparência ajuda os Project Managers e os elementos da equipa a entender todas as suas funções e qual a ligação entre várias tarefas. Este tipo de compreensão melhora a comunicação, o compromisso e a responsabilidade da equipa. Com uma comunicação eficaz torna-se mais fácil identificar e corrigir problemas antes que eles afetem os resultados do projeto. Assim, toda a equipa entende o que deve fazer diariamente.

Comunicação do projeto

A transparência na comunicação do projeto permite que os membros da equipa vejam todos os aspetos e decisões de um projeto. As mensagens devem ser transmitidas de forma “pública”, através de reuniões, e-mails ou diretamente através de plataformas que facilitem a comunicação entre equipas.

Para as equipas interessadas em métodos de comunicação eficaz, é importante explorarem as metodologias ágeis, como por exemplo Scrum, que podem facilitar a comunicação da equipa e a transparência no planeamento de um projeto.

Orçamento do projeto

A partilha de informações de orçamento de um projeto com toda a equipa pode ser extremamente benéfico para o desenvolvimento do mesmo. Informar toda a equipa de quanto tempo e dinheiro podem gastar no projeto em questão, pode ser extremamente útil para permitir que todos os elementos planeiem o seu trabalho diário e avaliem se estão dentro ou fora dos limites do que foi pedido para concluir o projeto dentro do orçamento.

Alertar para os problemas que surgem

Por vezes os Project Managers escondem fatos sobre os problemas do projeto ao resto da equipa quando realmente precisam de os partilhar. Isto porque omitir os problemas pode afetar o projeto e criar atritos na equipa.

O gestor deve compreender de forma clara o projeto e ter a capacidade de identificar problemas quando eles surgem, para que consiga aplicar ações corretas na devida altura. Como os problemas no projeto afetam o trabalho de outros elementos, é aconselhável partilhá-los com a equipa. Desta forma, todos podem dar sugestões que ajudarão na solução dos problemas.

 

Quando o rumo do projeto muda

Ao longo do desenvolvimento de um projeto, o Project Manager pode achar necessário fazer algumas mudanças, até porque esse tipo de alterações faz parte do seu trabalho. Quando isso acontece, o mesmo deve explicar as mudanças pretendidas a toda a equipa, assim como quais foram os motivos para essa alteração.

Quando a equipa entender as razões por trás das mudanças, vão trabalhar em conjunto para a sua implementação. Ser transparente não é sinónimo de fraqueza, mas uma maneira de mostrar o desejo de ter sucesso com o projeto.

 

A transparência não é apenas esperada por parte dos Project Managers quando obtêm sucesso: podem igualmente ter admiração de toda a equipa, mesmo que o projeto falhe, desde que o tenham gerido com honestidade e transparência.

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