De uma forma simples, o PIM trata-se de “curar” pedaços de informação e recursos digitais “pessoais”, para recuperá-los mais tarde.
Conta-nos um pouco sobre o teu percurso académico e profissional.
O meu percurso académico tal como o profissional até 2010, foi sempre ligado ao mundo do design, e foi precisamente no meu último grande projecto nesta área que me cruzei com temáticas como a gestão de informação, PIM e gestão e organização de pastas e ficheiros. Em 2010 fui contratado por uma multinacional americana para criar um departamento de arte-final inserido no departamento de design, ficando responsável pela gestão dos trabalhos de arte-final dos 5 países em que a empresa estava presente: Estados Unidos, Portugal, Holanda, China e México.
Era inundando com emails, ficheiros e diversos tipos de informações, chegando a trabalhar uma média de 12 a 14 horas por dia, sendo que a maioria do tempo era passado a gerir o email e ficheiros relacionados com os trabalhos que tinha que executar. Era uma verdadeira loucura, e impraticável a médio prazo, e foi aí que comecei a pensar na importância destes temas, de tal modo que consegui reduzir das 12/14 horas que trabalhava por dia para 7h30.
Percebi que o valor que nós oferecemos, os resultados que nós produzimos, e o impacto que temos nos outros e na empresa, dependem mais da execução de “intangíveis” como a gestão eficaz das tarefas “administrativas” ocultas que não estão descritas nem refletidas na descrição da nossa função, do que das tarefas ou actividades que estão no core da nossa função.
Percebi que esta área é tão importante que me despedi dessa multinacional para criar a minha própria empresa, a 2BePro. Em 2014/15 frequentei um MBA Executivo em Gestão do Conhecimento e Inteligência Competitiva para adquirir competências superiores nesta matéria. Hoje sou docente convidado de PIM e Gestão de Conhecimento em algumas pós-graduações e MBA’s em Portugal.
Em traços gerais, o que é o PIM – Personal Information Management?
De uma forma simples, o PIM trata-se de “curar” pedaços de informação e recursos digitais “pessoais”, para recuperá-los mais tarde.
A curadoria envolve 3 processos distintos:
1- (Keeping) Quais as decisões que tomamos para guardar a nossa informação pessoal;
2- (Management) Como organizamos essa informação
3- (Exploitation) Quais as estratégias que utilizamos para aceder a essa informação mais tarde.
Qual a importância desta área e que desafios ajuda a contornar?
Esta área é vital nos dias que correm e irá ser cada vez mais importante, porque a facilidade que temos em recolher, guardar e partilhar informações, faz com que as nossas colecções pessoais de informações sejam cada vez maiores; fotos, músicas, documentos, emails, etc; o que acaba por derivar em 2 problemas:
1- guardamos informações com pouco ou nenhum valor;
2- quanto maiores as nossas colecções mais difícil e mais demorada se torna a pesquisa das mesmas, sendo que 40% das vezes não encontramos aquilo que precisamos em tempo útil.
Segundo um relatório (The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies) do McKinsey Global Institute, 61% do nosso tempo a trabalhar é gasto com tarefas não específicas da nossa função (as tais tarefas administrativas ocultas); sendo que 28% é gasto a ler e responder a emails; 19% é gasto na procura e recolha de informações relacionadas com as nossas tarefas e 14% é gasto na comunicação e colaboração interna.
Acresce o facto que a maioria das pessoas não usam nem procuram ferramentas especializadas e adaptadas para atingir os seus objetivos específicos e para realizarem as suas tarefas diárias.
Com um bom entendimento do PIM e das tecnologias e ferramentas que lhe dá suporte, estes desafios são mitigados, reduzindo em muito a percentagem de tempo gasto nessas tarefas “administrativas” apresentadas anteriormente.
Podes partilhar connosco algum projeto que te tenha dado especial gosto participar ao longo do teu percurso profissional?
O projecto que mais gosto me deu em participar foi aquele que referi no inicio; a criação de um departamento de arte-final de raiz numa multinacional que pertence ao segundo maior grupo do mundo na sua área. A gestão e coordenação de 5 países é uma tarefa hercúlea, foi necessário repensar a forma como trabalhávamos juntos e encontrar ferramentas especializadas que me ajudassem a amplificar, não só as minhas skills como também a forma como geria e consumia tanta informação.
Este projecto deu-me a oportunidade de descobrir como era o quotidiano de vários locais de trabalho em diferentes países. Esta experiência prática forneceu-me as competências necessárias para transformar a ciência do PIM em técnicas passo-a-passo que visam melhorar o quotidiano das pessoas.
Vais ser tutor do Workshop Personal Information Management na EDIT.. Quais as expectativas? E de que forma pretendes lecionar as tuas aulas, equilibrando a teoria e a prática?
Leciono PIM em vários locais e por norma as expectativas são sempre elevadas. Pelas avaliações e feedback que tenho tido, os workshops costumam exceder essas expectativas.
Este workshop será quase todo ele prático, sendo que no início irei fornecer uma explicação teórica/científica de como selecionamos, organizamos e acedemos às nossas informações e recursos digitais, e depois com isso em mente, iremos criar na prática sistemas eficazes de PIM ajustados às necessidades, tarefas e projetos de cada participante.
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