Deixem-me começar por dizer que o Kanban devia ser disciplina obrigatória em todas as escolas. Defendo esta premissa até que a voz me doa e até que alguém me prove que há algo melhor, não mudo. Para o consubstanciar não me focarei na história nem na metodologia formal mas sim nas vantagens que traz. E são mais do que poderão pensar.
Mas, antes de detalhar porque o defendo, uma acha para a fogueira. Provavelmente pelo menos 85% de quem ler este artigo já usou ou usa Kanban, mesmo que nunca se tenha apercebido. Não acreditam? Vejamos então…
A metodologia Kanban – que literalmente traduz do japonês como “Cartão Visual” – permite ter uma visão global e imediata do estado do projecto a qualquer altura. Seja no modelo tradicional de uso (e abuso) de post-its ou na utilização de uma das inúmeras ferramentas online, a grande vantagem do Kanban é facilitar o entendimento por todos, sem que seja necessária uma reunião, habitualmente extensa, para explicar onde é que cada um dos membros da equipa se situa no projecto. Isto é conseguido ao utilizar elementos visuais impactantes e simples de modo a que haja uma percepção de cada uma das fases do projecto, do sprint, ou até das tarefas diárias de cada um.
Como poderão ter percebido, existem vários modelos de Kanban. O Personal Kanban, que se refere às tarefas de cada um, é aquele que dois parágrafos acima indiquei como já tendo sido utilizado por pelo menos 85% das pessoas. Todos nós criámos já listas de “to do”, correcto?
Alguns de nós deram um passinho em frente e quando iniciamos uma tarefa marcamo-la de modo a sabermos a qualquer altura que é aquela tarefa que está “on going”. E depois, quando a finalizamos, habitualmente riscamo-la da nossa lista. Ora, esse é o princípio do Kanban. Ter uma lista de tarefas, user stories, funcionalidades, seja qual for a unidade que vos mais convier, e colocá-la numa lista. Mas, quando iniciamos uma das tarefas, em vez de a assinalarmos simplesmente, mudamo-la de lista. E ao terminar, mudamo-la novamente de lista. Cada lista é na verdade uma coluna, e o fluxo processa-se da esquerda para a direita. Simples, certo?
Agora apliquem o mesmo princípio a uma equipa. Seja de marketing, design, desenvolvimento, produção de eventos, etc. Listem as tarefas a fazer na coluna mais à esquerda. Depois, quando cada um iniciar uma tarefa, movam-na para a coluna directamente à direita. Finalmente, ao concluir, movam-na para a coluna mais à direita. Mantém-se a simplicidade do processo e todos estão a par do progresso.
Avançando um pouco mais, para podermos levar o Kanban mais a sério, implementamos uma pequena ferramenta (Chamo-lhe pequena mas faz toda a diferença). WIP, ou work-in-progress, é uma ferramenta que nos permite limitar o número de tarefas que podemos ter em simultâneo numa coluna. No topo de cada coluna, excluindo a coluna “To Do” e a coluna “Done”, colocamos um valor. Que valor? Não há fórmulas talhadas na pedra em relação a isto mas o ideal será obterem um valor baseado na resposta às seguintes questões. Quantas pessoas temos na equipa? Quantas tarefas queremos que cada um faça em simultâneo? Quando tiverem estas respostas, saberão o valor a colocar. Pessoalmente eu costumo colocar “número de pessoas da equipa + 1” ou “número de pessoas da equipa x 1,5”, dependendo do tipo de projecto.
Com o WIP definido, passamos a limitar o número de tarefas nas colunas de desenvolvimento. Desta forma garantimos que para iniciar uma nova tarefa só o poderemos fazer depois de terminar as que tínhamos iniciado previamente. Este mecanismo é provavelmente o mais importante no Kanban e um dos melhores auxílios no nosso trabalho diário. Sejam num Kanban Board representativo da equipa, seja num Personal Kanban, ter o WIP bem definido vai garantir que não iniciamos demasiadas tarefas sem nunca as concluir.
Extrapolem agora o princípio do Kanban para um projecto completo. Embora habitualmente o Kanban seja utilizado em conjunto com outras metodologias ágeis, e por isso mesmo visualmente representando ciclos de desenvolvimento ou sprints, podemos ter um “mega” Kanban Board para um projecto na sua dimensão global. Aqui, em vez de tarefas individuais, podemos utilizar User Stories, funcionalidades ou Módulos ou até dividir um projecto por áreas de actuação. Como exemplo, a organização de um evento. Podem ter Kanban Board para todas as actividades planeadas (fornecedores, local, equipamento audiovisual, oradores, etc.). Faz sentido? Penso que sim. E com a dica final verão o fácil que se torna.
Finalmente, as tarefas no Kanban são selecionadas pela equipa, sem haver uma atribuição por um gestor de projectos. Ora, aqui eu cedo um pouco e entendo que em determinadas organizações não é possível mas, nesse caso, na coluna imediatamente à direita do “To Do” geral, deveria haver uma coluna de atribuição. Dessa forma cada membro da equipa saberia facilmente que tarefa lhe tinha sido atribuída. E como atribuir? Se nas ferramentas online há mecanismos criados, no Kanban “artesanal” baseado em post-its, recomendo que usem uma base metálica para os mesmos ou corticite. Depois é usar “pins” que identifiquem cada um. Podem ser imanes de frigorífico, por exemplo. Para juntar à festa, em “Kanban Boards” cujo tipo de actividades é misto (desenvolvimento, UX, design, frontend, base de dados, etc.) podem, e devem, usar cores diferentes nos post-its para identificar tipos diferentes.
Concluíndo, podem usar Kanban a título pessoal, para a equipa, para várias equipas em simultâneo ou até para uma empresa. A escolha é vossa. O porquê é fácil de ver. É simples de entender o mecanismo básico. É visual e facilmente inteligível o ponto em que o projecto está. E, como bónus, à medida que vemos as nossas tarefas passarem da esquerda para a direita do quadro, a moral aumenta e até dá gosto ir trabalhar.
O Kanban é muito mais que isto, obviamente. Mas esta é a base. Usem e abusem. Há muita informação online, há milhentos exemplos e tutoriais. Há inclusivé já certificações (está na calha para breve). Mas, mesmo que não haja nada disso, basta uma superfície plana e post-its. E pronto, aí têm o Kanban a funcionar!
Ricardo Vercesi – Technical Trainer / Project Manager
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