Como poderão ter percebido, existem vários modelos de Kanban. O Personal Kanban, que se refere às tarefas de cada um, é aquele que dois parágrafos acima indiquei como já tendo sido utilizado por pelo menos 85% das pessoas. Todos nós criámos já listas de “to do”, correcto?
Alguns de nós deram um passinho em frente e quando iniciamos uma tarefa marcamo-la de modo a sabermos a qualquer altura que é aquela tarefa que está “on going”. E depois, quando a finalizamos, habitualmente riscamo-la da nossa lista. Ora, esse é o princípio do Kanban. Ter uma lista de tarefas, user stories, funcionalidades, seja qual for a unidade que vos mais convier, e colocá-la numa lista. Mas, quando iniciamos uma das tarefas, em vez de a assinalarmos simplesmente, mudamo-la de lista. E ao terminar, mudamo-la novamente de lista. Cada lista é na verdade uma coluna, e o fluxo processa-se da esquerda para a direita. Simples, certo?
Agora apliquem o mesmo princípio a uma equipa. Seja de marketing, design, desenvolvimento, produção de eventos, etc. Listem as tarefas a fazer na coluna mais à esquerda. Depois, quando cada um iniciar uma tarefa, movam-na para a coluna directamente à direita. Finalmente, ao concluir, movam-na para a coluna mais à direita. Mantém-se a simplicidade do processo e todos estão a par do progresso.
Avançando um pouco mais, para podermos levar o Kanban mais a sério, implementamos uma pequena ferramenta (Chamo-lhe pequena mas faz toda a diferença). WIP, ou work-in-progress, é uma ferramenta que nos permite limitar o número de tarefas que podemos ter em simultâneo numa coluna. No topo de cada coluna, excluindo a coluna “To Do” e a coluna “Done”, colocamos um valor. Que valor? Não há fórmulas talhadas na pedra em relação a isto mas o ideal será obterem um valor baseado na resposta às seguintes questões. Quantas pessoas temos na equipa? Quantas tarefas queremos que cada um faça em simultâneo? Quando tiverem estas respostas, saberão o valor a colocar. Pessoalmente eu costumo colocar “número de pessoas da equipa + 1” ou “número de pessoas da equipa x 1,5”, dependendo do tipo de projecto.
Com o WIP definido, passamos a limitar o número de tarefas nas colunas de desenvolvimento. Desta forma garantimos que para iniciar uma nova tarefa só o poderemos fazer depois de terminar as que tínhamos iniciado previamente. Este mecanismo é provavelmente o mais importante no Kanban e um dos melhores auxílios no nosso trabalho diário. Sejam num Kanban Board representativo da equipa, seja num Personal Kanban, ter o WIP bem definido vai garantir que não iniciamos demasiadas tarefas sem nunca as concluir.
Extrapolem agora o princípio do Kanban para um projecto completo. Embora habitualmente o Kanban seja utilizado em conjunto com outras metodologias ágeis, e por isso mesmo visualmente representando ciclos de desenvolvimento ou sprints, podemos ter um “mega” Kanban Board para um projecto na sua dimensão global. Aqui, em vez de tarefas individuais, podemos utilizar User Stories, funcionalidades ou Módulos ou até dividir um projecto por áreas de actuação. Como exemplo, a organização de um evento. Podem ter Kanban Board para todas as actividades planeadas (fornecedores, local, equipamento audiovisual, oradores, etc.). Faz sentido? Penso que sim. E com a dica final verão o fácil que se torna.